Emploi et stages

Fondé en avril 2000, Nourrir d’abord a pour mission d’aider les personnes en situation de vulnérabilité à Laval à accéder à une saine alimentation. Notre mission est soutenue par l’éducation, la production en agriculture urbaine et la distribution d’aliments sains.

Nous sommes présentement à la recherche d’un·e adjoint·e à la direction afin de soutenir la direction générale dans la gestion administrative, le suivi des dossiers, la coordination des échéanciers et le bon fonctionnement de l’organisme.

Relevant de la direction générale, la personne titulaire du poste joue un rôle central dans le bon fonctionnement de l’organisme. Elle assure un soutien administratif et organisationnel à la direction, contribue au suivi des dossiers, facilite les communications internes et externes et participe à la coordination de différentes activités et priorités de l’organisme. Elle prend également en charge certains dossiers administratifs, en assure le suivi jusqu’à leur conclusion et veille au respect des échéanciers. Elle effectue les relances nécessaires et signale à la direction les situations nécessitant une décision ou une intervention.

Responsabilités principales : 

• Assurer un soutien administratif et organisationnel à la direction générale dans la gestion quotidienne de l’organisme;
• Assurer le suivi de différents dossiers, échéanciers, demandes et priorités de la direction;
• Tenir à jour les échéanciers administratifs, financiers, contractuels et les principales dates de reddition de comptes;
• Effectuer les relances nécessaires auprès des membres de l’équipe, des partenaires, fournisseurs et collaborateurs afin d’assurer l’avancement des dossiers;
• Préparer, rédiger, réviser et mettre en forme des documents, lettres, courriels, rapports et autres communications;
• Effectuer la gestion et le suivi de la correspondance, des communications et des demandes reçues;
• Organiser les réunions, préparer les documents nécessaires et assurer le suivi des décisions, actions et échéances qui en découlent;
• Préparer et organiser les documents nécessaires aux rencontres du conseil d’administration et des comités et assurer le suivi administratif des décisions et actions qui en découlent;
• Assurer la mise à jour, le classement et l’organisation des dossiers et documents administratifs;
• Collaborer à la préparation et au suivi de certains budgets de l’organisme;
• Effectuer un premier suivi administratif des factures, soumissions, contrats, pièces justificatives et autres documents nécessaires au traitement des dossiers;
• Collaborer au suivi administratif de certaines demandes de financement, conventions, rapports et redditions de comptes;
• Effectuer des recherches, recueillir et synthétiser l’information, identifier les éléments importants ou manquants et préparer les documents nécessaires afin de soutenir la prise de décision de la direction;
• Participer à la coordination des suivis administratifs liés aux projets de l’organisme;
• Assurer certains suivis et communications administratives avec les partenaires, fournisseurs, collaborateurs et organismes;
• Assurer le suivi administratif de certains dossiers liés aux ressources humaines, notamment les contrats, documents d’embauche, vacances, absences et autres échéances administratives;
• Soutenir les responsables de secteurs dans la transmission des informations nécessaires aux suivis administratifs, financiers et aux redditions de comptes;
• Contribuer à l’amélioration des outils, méthodes de travail et processus administratifs de l’organisme;
• Veiller au respect de la confidentialité des informations et des dossiers traités;
• Collaborer avec les membres de l’équipe afin de faciliter la circulation de l’information et le bon fonctionnement de l’organisme;
• Effectuer toute autre tâche connexe nécessaire au bon fonctionnement de l’organisme.

Cette offre présente les principales responsabilités du poste. La description complète pourra être discutée au cours du processus de sélection.

Compétences et qualités recherchées : 

• Excellentes aptitudes organisationnelles et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément;

• Grande autonomie, sens de l’initiative et capacité à établir les priorités;

• Capacité à effectuer des suivis de façon proactive, à faire les relances nécessaires et à mener les dossiers jusqu’à leur conclusion;

• Rigueur, souci du détail et respect des échéanciers;

• Excellentes aptitudes en communication orale et écrite en français;

• Bonnes aptitudes en relations interpersonnelles et capacité à collaborer avec différents intervenants;

• Discrétion et grande capacité à traiter des informations confidentielles;

• Capacité à travailler de façon autonome tout en favorisant une approche collaborative;

• Bon jugement et capacité à distinguer les situations pouvant être traitées de façon autonome de celles nécessitant une décision de la direction;

• Capacité à synthétiser l’information et à présenter clairement à la direction les éléments nécessitant une décision ou un suivi;

• Aisance avec les outils informatiques et les plateformes collaboratives;

• Bonne connaissance de Canva et capacité à créer et mettre en forme des outils de communication visuelle;

• Capacité à s’adapter à un environnement dynamique et à des priorités changeantes;

Exigences : 

• Formation collégiale ou universitaire en administration, bureautique, gestion, communication ou dans un domaine connexe;

• Minimum de deux (2) à trois (3) ans d’expérience pertinente en soutien administratif, coordination ou comme adjoint·e de direction;

• Une combinaison équivalente de formation et d’expérience pertinente pourra être considérée;

• Excellente maîtrise du français écrit et parlé;

• Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office, notamment Word, Excel, Outlook et Teams;

• Expérience dans le milieu communautaire ou au sein d’un OBNL, un atout;

• Expérience avec la gestion de dossiers, la coordination de réunions et le suivi administratif, un atout.

Ce que nous offrons  :

• Poste régulier de 32 à 35 heures par semaine, selon entente;

• Possibilité de télétravail selon la politique en vigueur et les besoins opérationnels de l’organisme;

• Salaire entre 23,74$ et 29,00 $/heure, selon l’expérience;

• Régime d’avantages sociaux;

• Neuf (9) jours de congés maladie/personnels par an;

• Deux (2) semaines de vacances payées pendant la période des Fêtes, après la fin de la période de probation;

• Deux (2) semaines de vacances payées après un an de service continu;

• Un climat de travail agréable et une équipe motivée;

• Une mission stimulante qui contribue concrètement à la communauté !